机关部门

服务指南

关于加强会议管理的通知

  关于加强会议管理的通知

  HNJDZY/IWA/0[2010]总第33号

院属各部门:

  为进一步加强学院各类会议的组织与管理,提高会议质量和工作效率,现将相关事项通知如下:

  一、会议的种类及负责部门

  1、党委会、院长办公会、民主生活会、汇报会、中层干部会议、全院性综合会议等由党政办公室负责组织,中心组学习由宣传统战部准备;

  2、各系统工作会议由各系统主管部门牵头组织,党政办公室协助;

  3、临时紧急会议、现场办公会由主管院领导指定部门负责组织,相关部门配合。

  二、会议的报批

  由分管院领导主持召开的各系统工作会议,主管部门牵头召开的跨部门会议,各部门承办的在学院召开的国际性、全国性、全省、区域性会议、培训、讲座、校企交流、大型招聘会,要求学院领导出席的会议,如需使用学院会议室、多功能报告厅、多功能影剧院,均需在每周周五前报党政办公室,以便统筹安排。

  党政办公室在接受各部门的会议申报计划时,要对会议的内容和有关材料进行必要的审核。审核后,进行统一安排,每周周五安排好下一周所有会议。未及时办理申报手续的会议,原则上不临时安排。

  三、参会人员的通知

  党委会、院长办公会、民主生活会、中心组学习、汇报会、中层干部会议、全院性综合会议等由党政办公室通知,其他会议由相关组织部门通知。

  四、会议材料的准备

  党委会、院长办公会、民主生活会、汇报会、中层干部会议、全院性综合会议等会议材料由党政办负责,相关部门协助;院领导中心组学习材料由宣传统战部负责;校企交流材料由招生就业处负责;各系统工作会议材料由组织部门负责。材料准备包括材料撰写、打印、装订、发放。所有材料应按文件所要求的规格尺寸,做到尽量保持装订精美,内容齐全。

  会议组织部门在邀请院领导出席讲话时,应负责拟写领导发言材料,会后整理领导讲话并送党政办公室备案。

  五、会议的宣传报道

  有院领导出席的各类会议,如需宣传报道,由宣传统战部负责;其他会议需要报道的,由会议组织部门负责。

  六、会场的服务

  党委会、院长办公会、民主生活会、中心组学习、汇报会、中层干部会议、全院性综合会议等由党政办公室负责,其他会议由会议组织部门负责。

  七、会议内容的整理

  会议召开后,会议组织部门必须在会议后2天内整理会议记录,编写会议纪要,必要时将院领导重要的即席讲话整理成文稿,连同会议纪要一并送党政办公室存档。

  八、会议纪律管理

  1、与会人员不迟到,不早退,有事不能参加会议提前书面请假,有事离开会场需向会议组织者报告;会议期间关闭通讯工具或使之处于静音状态,保持会场安静,不做与会议主题无关的事;会议期间非会议人员不得进入会场要求参会领导签字、请示和询问问题和有干扰会议秩序的行为等。

  2、会议精神(决定或决议)有保密要求的,严格遵守保密纪律。

  3、党政办公室对会议纪律执行情况,包括会议出勤、请假制度履行情况及会风会纪情况定期、不定期在全院范围内通报。

  二0一0年十二月十五日

  


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