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会计档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号)的有关法律和行政法规。结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法适用于我校财务会计档案管理。

第三条 会计档案由财务处和档案室共同管理,财务处负责会计档案移交前的收集、整理、立卷、归档、利用和保管等工作。档案办公室负责会计档案移交后的保管、利用和鉴定销毁等工作。

第四条  我校档案室和财务处要加强对会计档案管理工作的指导,定期对全校的会计档案工作实行监督和指导。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便利用、严防损毁、散失和泄密。 

第五条  校财务处指定专人管理会计档案,负责全校的会计档案的日常管理工作,包含对会计凭证的整理和移交,并配合档案办公室对到期会计档案进行保管利用鉴定与销毁工作出纳人员不得兼管会计档案。

第六条  财务处和档案办公室应采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第二章 会计档案的归档内容

第七条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映我校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。

以下会计资料应纳入归档范围:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或完成情况并明确有关经济责任的一种凭证,是填制记账凭证或登记账簿的原始依据,是重要的会计核算资料。记账凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账簿的凭证。

(二)会计账簿,会计账簿是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位的经济业务,对大量分散的数据或资料进行分类归集整理,逐步加工成有用的会计信息的工具。主要包括:总账、明细账、日记账级其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果(经营成果)的总结性书面文件,包括会计报表、附表以及财务情况说明书等,分月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、

会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及其他具有保存价值的会计资料。

    具有就保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料,包括:毕业结算明细表,教材结算明细表,奖助学金发放明细表,学籍变动明细表,毕业证盖章明细表等

 

第三章 日常管理

 学校财务处按照归档范围和归档要求,定期将各自将应当归档的会计资料整理立卷。

第九条  会计档案的整理、立卷和归档

(一) 财务处对本单位所形成的会计档案资料进行及时整理、装订、立卷和归档。

(二) 对各类会计凭证,应定期及时进行整理和装订,防止凭证的散乱和遗失。

(三) 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者其他原始依据,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明应填列的内容。

(四) 采用财务信息处理自动生成的会计账簿,应按月打印出纸质会计档案,载明账簿名称及所属年度,并加盖单位公章、单位负责人或会计主管人员的签章。

(五) 对各类财务报告,应加盖单位公章、单位负责人、财务负责人及填报或者编制人在报告上签章,按照月、季、年度保存。

第四章  会计档案的保管

第十条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,将整理好的会计资料交给指定的会计档案管理员,可由财务处临时保管一年由会计档案管理员统一编制会计档案移交清册,办理移交手续,移交给档案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经档案同意。

第十 会计档案的保管期限规定如下:

(一)会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年,10年和30年,从会计年度终了后的第一天算起;

)各类会计档案的保管期限按本办法附表1所列执行。

第五章 会计档案的移交

第十 财务处和档案室应指定专人办理会计档案的移交工作。办理会计档案交接手续,移交的会计档案应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等内容。

第十 移交会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。移交完毕后,交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

十四 移交的会计档案为电子会计档案的,应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

十五  已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。

第六章 会计档案的利用

十六 学校档案室应设立会计档案查阅薄,记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人,做到既要方便查阅会计档案,又要保证会计档案的安全。

十七 学校保存的会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,已移交档案室的,经财务负责人批准,在档案室办理借阅手续尚未移交档案室的,经会计主管人员批准后(重大或重要事项报学校财务负责人批准),方可办理借阅手续,并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和接换。

第十八条 学校档案室应当建立健全会计档案利用登记制度,所有会计档案资料的利用请填写湖南机电职业技术学院档案利用申请表(附表二)。

 

第七章 会计档案的销毁

十九 学校档案室应定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,已无保存价值的会计档案按照一定程序进行销毁。

二十 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

二十一 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)档案室会同财务处提出销毁意见,负责编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容;

(二)主管档案工作的校领导、档案负责人、财务处负责人、档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见;

(三)档案负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派人监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

本办法自印发之日起执行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附表1湖南机电职业技术学院会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证

1

原始凭证

30

2

记账凭证

30

会计账簿

3

总账

30

4

明细账

30

5

日记账

30

6

其他辅助性账簿

30

财务会计报告

7

月度、季度、半年度财务会计报告

10

8

年度财务会计报告

永久

9

部门财务报告

永久

10

部门决算

永久

其他会计资料

11

银行存款余额调节表

10年

12

银行对账单

10年

13

会计档案移交清册

30年

14

会计档案保管清册

永久

15

会计档案销毁清册

永久

16

会计档案鉴定意见书

永久

各类票据

17

湖南省非税收入专用收据

5年

18

湖南省非税收入电子缴款收据

5年

19

湖南省行政事业单位往来结算收据

5年

20

湖南省非税收入一般缴款书

5年

 

 

 

 

 

 

附表2

湖南机电职业技术学院档案利用申请表

利用类别

□查阅 □借阅

申请人

部门

是否复印

或拍照

□是

□否

申请事由

申请内容

(此项内容可另附表列示)

利用人

承诺

本人对所利用会计档案的安全和完整负责。

签字:

年 月 日

经费负责人

意见

签字:

年 月 日

财务处负责人

意见

签字:

年 月 日

档案负责人

意见

签字:

年 月 日

备注

 

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