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规章制度

湖南机电职业技术学院 采购管理内部控制制度

 

 

 

湖南机电职业技术学院

采购管理内部控制制度

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目录

采购管理内部控制制度 1

第一章  总则 1

第二章  管理机构及其职责分工 2

第三章  采购组织形式与采购方式管理 5

第四章  采购预算与计划管理 9

第五章  采购实施管理 10

第六章  采购验收、履约与备案管理 13

第七章  采购监督检查管理 14

第八章  附则 16

 


采购管理内部控制制度

第一章  总则

第一条  为进一步规范湖南机电职业技术学院(以下简称本学院”)采购行为,加强本学院采购管理工作,有效防控采购业务活动风险,提高采购业务的规范性、科学性和准确性,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》(中发〔2013〕13号)、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第18号)、《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)、《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》(财库〔2014〕214号)、《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)、《湖南省财政厅关于印发<行政事业单位内部控制基本操作指引>的通知(湘财会〔2016〕12号)等相关规定,结合本学院实际与采购业务管控要求,制定本制度。

第二条  本制度所称采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

采购管理是对本学院采购预算编制、采购组织形式、采购方式、采购执行、验收、备案、监督检查等环节的全面管控。

第三条  采购业务管理遵循预算批准的采购方式,归口管理、职责明确,程序规范,降低采购风险,提高采购资金的使用效益的原则。

第四条  本制度适用于湖南机电职业技术学院的采购业务管理工作,二级学院参照执行。

第二章  管理机构及其职责分工

第五条  采购业务管理组织体系包括采购决策机构、采购日常管理机构、采购执行机构和采购监督机构。

第六条  学院设立采购领导小组,作为采购决策机构对本学院采购政策、重大采购事项进行决策和审定。

采购领导小组学院党委承担其主要职责有:

(一)审定本学院采购政策,研究规范和固化采购程序;

(二)研究决定本学院采购重大事项,审定采购预算、采购需求、组织形式与采购方式、学院内部采购目录、成交采购价格与供应商等;

(三)审核本学院所有符合政府采购(招标)目录的项目相关事项;

(四)审定内部采购预选供应商库和采购代理机构库名单;

(五)监督本学院采购工作,协助相关部门查处采购违法行为;

(六)其他需要提交决策机构讨论、审定的相关采购事项。

第七条  采购领导小组下设采购工作办公室在学院资产管理处(以下简称“采购办”),作为采购日常管理机构负责采购过程中的联系协调及采购领导小组日常性工作的开展。其主要职责有:

(一)根据国家、省有关政府采购的管理规定,拟定本学院采购政策、学院内部采购目录、标准和规范文件;

(二)汇总审核各部门编制的采购预算;

(三)初步审核采购需求、招标文件、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见;

(四)审定本学院内部预选供应商资质要求,会同对口业务部门建立学院内部预选供应商库,审核学院内部预选供应商预中标情况;

(五)审核本学院所有符合政府采购(招标)目录的项目相关事项;

(六)组织参与政府采购评审及验收工作;负责组建自行(组织)采购评标、验收小组,组织评审/验收工作并拟定综合评审/验收意见;(工程类项目验收由基建办负责组织)

(七)负责采购文档的归档与报备工作;

(八)督查、指导采购法律法规的贯彻执行,加强对采购经办人员的业务培训;

(九)本学院采购领导小组和上级主管部门交办的其他采购工作。

评标小组为采购业务临时组成机构,由3人(含)以上单数构成,负责组织学院自行采购的评标工作。具体由相关部门各委派人员组成或者聘请外部专家参与评标。

验收小组为采购业务临时组成机构,由3人(含)以上单数构成,负责组织学院自行采购的验收工作。具体由相关部门各委派人员组成或者聘请外部专家参与验收。(属于工程招标的,由基建办公室负责组织验收工作。)

第八条  部门为采购业务活动的执行机构和配合执行机构,主要职责如下:

(一)按照采购及招标投标有关规定和本办法,做好采购及招标前期的项目立项、方案设计等准备工作;

(二)交参加学院所组织的采购活动的供应商资格条件、招标及竞争性谈判等文件的技术性事项和合同文本;

(三)负责审核委托招标代理机构所编制的招标文件中的技术性事项;

(三)组织供应商现场考察;

(四)负责对招标及竞争性谈判等文件中技术方面的问题进行答疑和释义;

(五)参与评标;

(六)需要进行考察的采购项目,参与考察;

(七)负责与供应商洽谈、签订合同,并报采购办备案;

(八)负责合同的履行及项目完成后的验收、售后服务等事项;

(九)项目完成后有关资料的整理归档。

部门设立采购经办人员作为执行主体,部门采购经办人员应具有依法办事、清正廉洁、以身作则的政治纪律观念,熟悉有关政府采购法律、法规和财会等相关专业知识,并实行定期轮换制度。

部门采购经办人员名单及其变动应及时报采购办备案。

第九条  纪检监察室作为采购监督机构,行使监督检查职权,其主要职责有:

(一)组织成员单位制定招投标监督工作的规章制度;

(二)在“采购评标专家库”中确定评标委员会或评标专家小组成员;

(三)对采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权;

(四)受理招投标活动中的有关投诉;

(五)负责向采购办派驻监察员。监察员的主要职责有:

1.监督学院集中采购方式的确定;

2.监督招标信息的发布;

3.监督招标文件和评标方法的制定;

4.监督供应商和投标人名单的确定;

5.监督开标、评标、定标的全过程;

6.监督项目合同的洽谈、签订及执行情况;

7.完成学校采购与招标监督领导小组交办的其它工作。

第三章  采购组织形式与采购方式管理

第十条  按采购业务的组织形式,采购分为集中采购机构(代理)采购、社会中介机构(代理)采购和学院自行(组织)采购三类。

(一)集中采购目录内的项目应委托湖南省省直机关政府采购中心组织采购

(二)目录外的项目采购人可以委托采购代理机构代理采购,也可以自行组织采购

(三)属于政府集中采购目录以内的采购项目,未实行协议供货、定点服务、网上竞价、电子商城或批量集中采购制度,且单次采购金额不超过5万元,全年累计不超过20万元的,可以自行组织采购

第十一条 采购限额达到以下标准的项目, 必须实行政府集中采购:

(一)政府集中采购目录以内品目的,必须依法委托政府集中采购机构代理。(如:电脑、空调、投影仪、打印机、图书、小轿车等);

(二)政府集中采购目录之外的,单项合同估算价在30万元以上的货物和服务项目,60万元以上的工程项目,应依法实施政府集中采购。

第十二条 采购限额达到以下标准的项目, 必须实行学院内部集中采购:

(一)学院基本建设工程项目及维修改造项目,单项合同估算价在10万元以上;

(二)教学、科研、行政办公和后勤等设备设施的采购,单项合同估算价在2万元以上;

(三)教材、图书、大宗材料物资等批量采购合同估算价在2万元以上的项目;

(四)单项合同估算价在2万元以上的服务项目;

(五)依照有关规定,必须实行集中采购的其他项目。

学院基本建设工程项目及维修改造项目,单项合同估算价在3万元以上,10万元以下可由采购办组织集中采购或由采购办委托部门采购。

第十三条 采购限额未达到上述标准的项目,可由采购办委托部门采购或部门自行采购。

零星采购参照政府采购协议商品目录(附表一)。

第十四条  按采购行为开展的方式,采购分为公开招标采购、邀请招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购等。

第十五条 政府集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价等采购方式:

(一)公开招标是指以招标公告方式邀请不特定的供应商投标的采购方式;

(二)邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请一般不少于3家的特定的供应商投标的采购方式;

(三)竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定一般不少于3家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式;

(四)单一来源采购是指向某一特定的供应商直接购买的采购方式;

(五)询价是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定一般不少于3家的供应商,并对其提供的报价、质量、服务等进行比较,确定供应商的采购方式。

(六)政府采购货物或服务及工程项目,采购金额达到100万元以上的,应采用公开招标方式;

(七)实行协议供货、网上竞价、电子商城、定点服务或批量集中采购的政府采购项目,按照有关规定执行。

第十六条 学院集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价等采购方式:

(一)学院集中采购货物及服务项目,采购金额在10万元以上的应采用公开招标方式;

(二)政府采购实行协议供货项目的,采购办应组织具备协议供货资质的供应商进行竞争性谈判。

第十七条 凡符合本办法第十三条规定的采购项目,其采购方式分别由学院采购领导小组或采购办确定:

(一)采用公开招标、邀请招标采购方式的,由学院招标工作领导小组确定;

(二)采用竞争性谈判采购方式的,由采购办确定;

(三)采用单一来源采购方式的,由采购办按以下原则确定:

1.只能从唯一供应商处采购的;

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

3.为保证原有采购项目的一致性或者满足服务配套的要求,必须继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;

4.采购领导小组认定的其他情形。

(四)采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,由采购办确定按询价的方式采购。

第四章  采购预算与计划管理

第十八条  各采购需求部门根据工作需要,严格按照采购目录开展采购预算编制工作。依据采购预算的规定,对采购项目的分类、名称、具体构成、采购数量、技术规格、服务要求、使用时间、项目预算金额和所申请采购方式与组织形式等内容进行详细列示,细化、明确采购品目及相应要求。各需求部门采购预算经预算编审程序审查批复后执行。

第十九条  对于年中追加或调整的采购项目,须在批准的部门预算支出总额内相应追加、调整,应填制《政府采购预算执行调整表》报采购办省财政厅审核后执行

第二十条  采购需求部门根据经批复的政府采购预算和经批准的资金方案编制政府采购实施计划,报省财政厅备案并取得计划编号。政府采购实施计划的采购品目、数量、预算金额等内容应与批复的政府采购预算和资金方案保持一致。备案工程类(B类)项目,按照《湖南省财政投资评审管理实施办法》(湘财办[2011]16号)进行财政投资评审,并根据财政投资评审的结论确定采购项目实施计划的预算金额。调整实施计划应及时重新备案,涉及调整政府采购预算的应先履行预算调整报批手续。

第五章  采购实施管理

二十一 政府采购的工作程序:

1.项目承办单位完成项目论证及审批程序后填写招标申请书;

2.采购办根据招标申请书申报政府采购计划;

3. 采购办直接指定或采用竞争性谈判方式确定招标代理机构;

4.采购办会同项目承办单位按招标代理机构的要求提供项目材料,并约定招标活动的时间安排;

5.采购办会同项目承办单位审核招标代理机构所编制的招标文件并经采购领导小组审批;

6.采购工作领导小组授权项目承办单位参加招标代理机构组织的开标评标活动确定中标人;

7.项目承办单位与中标人洽谈合同,按学院有关规定签订合同;

8.项目承办单位负责合同的履行。

9.项目承办单位、采购代理机构应当自中标(成交)供应商确定之日起2个工作日内,在湖南政府采购网上公告中标(成交)结果以及招标文件、竞争性谈判文件或者询价通知书,公告期限不得少于3个工作日;自政府采购合同签订之日起2个工作日内,在湖南政府采购网上公告政府采购合同,涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。委托代理机构发布公告的,应审核公告内容并承担相应责任。

10.达到公开招标数额标准以上的单一来源采购公示,以及1000万元以上的(含)货物、服务采购项目公告(包括:招标公告,资格预审公告,竞争性谈判、询价采购供应商邀请公告,中标、成交结果公告,采购合同公告等),应在湖南省政府采购网(www.ccgp-hunan.gov.cn)和红网政府采购频道(zfcg.rednet.cn)同时发布。

二十二 学院内部招标工作程序

1.项目承办单位完成项目审批程序后填写招标申请书,拟定投标人资格条件及招标文件的技术性事项;

2.采购办审核招标申请书、投标人资格条件及编制招标文件并报采购领导小组审核;

3.招投办在学院网站上发布招标信息;

4.采购办接受投标人的报名,审查投标人资格,发售标书;

5.项目承办单位对招标文件进行答疑和释义并将相关记录报采购办;

6.采购办接受投标人在规定时间内送达的投标文件;

7.按相关规定确定评标委员会人员组成;

8.采购办组织进行开标与评标;

9.采购办根据专家评标意见对投标人进行排序,确定中标候选人,须对中标候选人进行考察时,组织考察;

10.采购办向采购领导小组汇报项目招标评标情况;

11.采购办根据采购领导小组的定标意见,在两个工作日内将采购项目名称、中标供应商名称、中标价格、中标品目内容、评标委员会成员名单、及监督机构名称和电话等规定内容在学院网站上进行公示。公示有效期为五个工作日。

12.公示期结束后,如监督机构没有接到质疑电话或质疑函等,采购办以书面形式向中标供应商发出中标通知书,同时将中标结果通知未中标的供应商。如公示有效期内有投标人对该项目中标情况提出质疑,监督机构应在两个工作日内查明情况并向学院采购领导小组汇报,作出废标或有效的决定,如废标,还应在学院网站上进行废标和重招的公示;

13.项目承办单位与中标人洽谈合同,按学院有关规定签订合同;

14.项目承办单位负责合同的履行。

第二十三条 采用单一来源采购方式的项目,由项目承办单位提出书面申请,充分陈述单一来源采购的理由,经采购办审核后,由项目承办单位会同有关部门组织采购。

第二十四条 项目经采购后,短时间内发生同样项目采购,且市场行情变化不大的,由项目承办单位向采购办出具书面报告,经采购领导小组批准后,可参照前次采购结果组织洽谈、签订合同。

第六章  采购验收、履约与备案管理

第二十五条  凡涉及采购的项目必须签订合同,并在中标、成交通知书发出之日起30日内完成签订,合同条款不得与采购文件和成交供应商的报价文件内容有实质性偏离。

第二十六条  验收管理(仅限于货物和服务类)

(一)依法自行组织采购的,采购办组织验收小组按照合同约定进行验收。

(二)依法委托采购代理机构组织采购的,由采购代理机构按照合同约定组织验收,采购办通知需求部门派代表参加。

(三)大型或者复杂的采购项目,由采购办或其委托的采购代理机构邀请国家认可的质量检测机构负责验收。

验收结束后,全体验收人员签署验收意见、出具验收单/报告、加盖学院公章,作为申请支付资金的必要文件。

第二十七条  采购应自采购合同签订之日起7个工作日内在财政内网完成合同备案。

第二十八条  适用招标投标法的政府采购建设工程项目以及与工程建设相关的货物、服务采购项目,采购人应依招标投标法实施条例规定发布招标公告、资格预审公告和中标候选人公示,并提供相关信息发布的链接在湖南政府采购网同步转载。采购人应按本通知规定上网公告中标合同并备案。

 

第七章  采购监督检查管理

第二十九条 参加学院采购及招标投标工作的人员必须遵守国家的法律、法规,公正廉洁、保守秘密、按章办事、不徇私情,积极努力地做好采购及招标投标工作。

第三十条 评标委员会(包括谈判小组、询价小组)成员应当客观、公正地履行职责,遵守职业道德,对所提出的评审意见承担个人责任。

评标委员会成员不得直接或间接与供应商或者与采购结果有利害关系的人进行私下接触,不得收受供应商、中介人、其他利害关系人的财物或者其他好处。

评标委员会成员及与评标活动有关的工作人员不得泄露采购评审过程中的任何信息。

第三十一条 学院委托的招标代理机构和招标投标咨询机构,违反国家招标投标等相关法律、行政法规和规章,泄露应当保密的与招标投标活动有关信息的,或者与投标人串通损害学院利益的,学院将按有关法律法规,追究其相应的法律责任。

第三十二条 纪检监察室对采购及招标投标工作实行全过程的监督检查,当事人应如实反映情况并及时提供有关资料。

三十三 采购中有下列情形之一的,学院应追究责任单位主管人员和直接责任人员的责任;构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任:

(一)应当采用集中采购方式而未采用的;

(二)擅自变动采购标的的;

(三)委托不具备资质的单位或个人承办采购事务的;

(四)与供应商串通的;

(五)玩忽职守、失职渎职给学院造成损失的。

有本条(一)和(二)情形之一的,采购无效,财务处不予结算。

三十四 供应商有下列情形之一的,三年内不准参与我院采购项目,给学院造成损失的,应当按有关规定承担赔偿责任:

(一)提供虚假材料谋取中标、成交的;

(二)采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

(三)与采购代理机构、其他供应商或学院参与采购及招标投标活动的工作人员恶意串通的;

(四)中标、成交后无正当理由不签订合同或不履行合同的。

供应商有本条第(一)至(三)项情形之一的,中标、成交无效。

三十五 任何单位和个人均有权对采购及招标投标活动中的违法违规行为进行投诉、举报,学院招标办和纪检监察室应及时受理。

第八章  附则

第三十六条  本制度与上级有关部门制度相抵触的,以上级部门制度为准。学院内其他制度与本制度相抵触的,以本制度为准。

第二十七条  本制度由采购办负责解释。

第三十八条  本制度经学院党委议批准、下发之日起施行。

 


附表一:

目录

型号

最低使用年限

联想电脑

启天A7400-D009

6年

启天A8150-D502

6年

启天M610-D001

6年

启天M610-B020

6年

启天M5900-N000

6年

启天A5000-B124

6年

联想电脑THINKCENTETRE

ThinkSation D320

6年

Thinkcertre M8102-B201

6年

Thinktion P320

6年

ThinkCenter M910t-B085

6年

ThinkCenter M7105-B460

6年

ThinkCenter M710t-B100

6年

联想液晶显示器

F2014A 23寸

6年

E1922WD 19.5

6年

HP电脑

HP ProDesk 680 G3MT

6年

HP Z240

6年

HP 288G2

6年

HP 282G3

6年

HP液晶显示器

HP V202b 19.5

6年

日立投影仪固定

HCP-4200X

8年

HCP-N3710X

8年

固定式投影仪索尼

VPL-EX455

8年

VPL-DX240

8年

VPL-EX575

8年

VPL-CX239

8年

VPL-CX279

8年

VPL-EX435

8年

VPL-EX573

8年

松下投影仪

PT-BX431C

8年

PT-XW3360STC

8年

PT-X3261STC

8年

PT-UX385C

8年

PT-X338C

8年

富士通打印机

DPK890H

6

DPK5236H

6

DPK220E

6

DPK6750P

6

DPK6750

6

DPK2780K

6

HP激光打印机

HP LaserJet pro403dn

6

HP LaserJet proM701a

6

HP LaserJet proM202d

6

HP LaserJet proM203dn

6

HP 1020

6

联想打印机

LJ3803DN

6

LJ3303DN

6

LJ2655DN

6

LJ6600N

6

LJ6500

6

LJ6500N

6

LJ2605D

6

LJ2400L

6

格力空调

按面积采购相匹配

8年

备注:政府协议采购目录商品(包含零星采购),以系统更新数据为标准。

 


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