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档案管理办法

 

  档案管理办法

 

为进一步加强档案管理工作,充分发挥档案的作用,为各项工作服务,根据国家教育部、国家档案局及湖南省档案管理有关规定,特制订本办法。

一、领导体制

(一)学院成立档案工作领导小组,设立档案室,档案室归口党政办公室管理。

(二)学院档案工作领导小组组长由分管党政办公室工作的院领导担任,各部门分管档案工作的负责人为小组成员。档案室负责人为党政办公室主任。

二、文件、材料的归档、编目、移交和接收工作

(一)学院档案材料按以下十三个类别归档:

1、党群类。主要包括院党务各部门、工会、团委、纪委以及民主党派等部门在工作中产生的材料。

2、行政管理类。主要包括院行政各职能部门在开展工作中所产生的文件材料。

3、学生类。主要包括学院在学生管理工作方面形成的文件、材料

4、教学类。主要包括教学管理部门、各教学单位、教辅单位、学生管理部门、继续教育学院,在开展工作中所产生的文件、材料。

5、仪器设备类。主要包括各种精密、贵重仪器设备全套随机技术资料、合格证、说明书以及在接收、使用、维修、改进中所产生的记录和材料。

6、基本建设类。主要包括学院整体规划发展的图表,基建项目的征地、申请、报批材料,设计、施工、竣工、验收图纸、说明书及有关数据材料。

7、科学研究类。主要包括本院职工承担的科研课题的申请,批复及其研究进度材料、实验报告、鉴定、结题材料(含各个阶段中形成的不同载体的文字、材料)。

8、产品生产类。主要包括学院在自行研制、试制产品工作中形成的文件、材料,以及在生产过程中所产生的样品或照片。

9、出版类。主要包括学院编辑出版发行的学报、校报的审稿单、原稿、样书、印刷件及有关出版发行其他材料。

10、外事类。主要包括学院有关人员出席国际学术会议,出国考究、讲学、进修、合作研究,学院聘请的外教的简历、合同以及外教在教学、科研或其他有关活动中形成的材料。

11、财会类。主要包括学院财务部门、睿通公司在开展工作中所产生的文件以及会计帐簿、会计报表、会计凭证等材料。 

12、声像类。包括学院在开展各项工作中所产生的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、影碟、影片等。

13、实物类。主要包括学院各种活动中产生的锦旗、证书、奖牌、奖杯、公章等载体材料。             

(二)教职员工个人在其从事社会活动中所形成的各载体形式的文件、材料,应该按照规定,向本部门或学院档案室移交。                             

(三)文件材料归档的时间要求。当年形成的文件材料均在次年开始整理。其中党群、行政类、学生类、外事类、财会类、声像类、出版类在次年5月底以前归档完毕。教学类、仪器设备类在次年10月底前归档完毕。科研、基建、产品生产类在项目完成后3个月内归档完毕。

(四)根据上级要求,推行部门归档制度,即各部门产生的文件材料,由各部门根据档案室要求进行整理、编目、归档,并向学院档案室移交档案和归档目录。

三、档案的管理

(一)学院档案是国家档案的组成部分,是学院的重要财产,任何部门和个人不得长期私自保存或据为己有,违者追究责任。

(二)学校档案由档案室集中保管,各部门已归档的档案应按时向档案室移交。

 (三)对超过保管期限的档案,按规定程序报批后,予以销毁。未经批准,任何人不得销毁档案。

(四)从事专(兼)职的档案工作人员,如因工作变动,离开档案工作岗位时,务必做好档案的移交工作,移交档案必须有监交人。

四、档案的开发和利用

学院档案室在遵守工作规则的前提下,向全院提供档案服务。

(一)查阅档案应在档案室进行,特殊情况需将档案借出档案室,须经党政办主任同意,并严格履行登记手续。

(二)利用档案时,必须注意爱护档案,严禁任何人涂改、损坏档案。

(三)非本单位人员利用档案,必须出具工作证明或单位介绍信,并经党政办主任同意后,方可查阅档案。

五、本办法由档案室负责解释,自下发之日起执行,凡学院有关档案工作的规定与本办法相抵触的,以本办法为准。

          

 

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