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规章制度

会务管理制度

会务管理制度

 

主办单位应在会前做好调研和沟通,确保会议质量。将会议的主要任务、议题、时间、地点、参会人员、主持人、议程等确定,并按程序报批后做好会议通知、会议文稿、会场安排和布置、新闻报道、照相摄像等各项会务准备工作;大型会议应起草会议筹备工作方案,成立会务工作组织机构并明确其工作任务,做好会务必须的准备工作。

一、会议议题、议程

(一)提请院党委会、院长办公会研究的事项,应是重大问题或重要事项。

(二)提交上会的议题及文稿,涉及院内两个以上部门和单位工作的,应事先取得一致意见,意见不一致时应在会上作出说明,确保会议质量和效率。

(三)上会讨论的议题及文稿应言简意赅,大体分基本情况或问题背景、工作意见(措施、办法)、提请会议审定或审议的问题,原则上控制在1000字以内;

会上发言应简明扼要,重点突出,观点分明,条理清晰,每项议题的汇报时间原则上控制在10分钟以内。

(四)出席会议人员因故不能到会,应事前向会议主持人请假;列席会议人员因故不能到会,应事前向主办部门主要负责人请假。

(五)会议事项一经决定,个人和单位必须服从并坚决贯彻执行,执行中需要改变原决定的,必须提请下次会议审议。

(六)对会议涉及保密事项的,不得泄密。失密或造成不良后果的,按有关规定给予处理。院党委会、院长办公会讨论研究的内容和过程不得外传,有关决议未正式出台前不得向外扩散,涉及干部任免和处分事项要严格保密,未经党委主要领导或分管领导同意不得查阅相关会议记录。

二、 会务管理

会议承办部门或单位负责填报会议申请单,作好会议的各项准备工作、拟发会议通知和会议议题,负责会议记录、编发会议纪要和整理归档,负责会议服务,负责督促、落实会议决定事项。党政办公室负责有关会议的协调。

(一)会议筹备。大型会议应起草会议筹备工作方案,拟订工作任务和机构设置。机构设置一般包括:秘书组(包括文稿起草、简报编写、资料准备、会议联络等)、宣传组、后勤组(包括会务、食宿、交通、卫生等)、保卫组等,确定各小组负责人,明确职责和分工。

(二)会务安排。所有会议采用周安排制度。在本周五安排好下一周的会议工作并在学院网站上公示。所有会议必须在周五前填写好《湖南机电职业技术学院会议室使用申报表》交党政办公室统一协调和安排。

(三)会议通知。会议召开日期确定后,应尽快拟发会议通知。党委会、院长办公会、民主生活会、中心组学习、汇报会、中层干部会议、全院性综合会议等由党政办公室通知,其他会议由相关组织部门通知。会议通知的主要内容包括:会议时间、地点、参会人员、有关注意事项等,大型或重要会议应明确会议报到时间、地点、会议分组、会议日程安排、参会人员食宿安排等内容。

(四)会场布置。会场布置要突出庄重热烈、朴实严肃。如有特殊需要进行强化布置的,应提前与党政办公室进行协商并落实经费来源。

(四)按照精简会议,提高效率,节约经费,注重实效的原则,严格会务管理。

三、会议时间

除全院性会议以外,其他会议一般安排在每周星期一的上午或星期二下午。该两个时间段所有院领导、中层正职不得安排上课任务,中层副职原则上不安排上课任务。

 

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